בהתחלה היו אלה דיסקטים או דיסקים עליהם היינו שומרים את כל המידע של העסק, לאחר מכן היה זה דיסק קשיח, עם הזמן גם התחלנו לעבוד עם דיסק קשיח חיצוני, במקרים מסוימים אפילו עבדנו עם דיסק און קיי, לימים התחלנו לעבוד עם שרתים פנימיים של העסק, והיום אנחנו עובדים עם מערכות ניהול בענן.
בשנים האחרונות יותר ויותר עסקים התחילו לעבוד עם מערכות ענן שונות, בין אם זה לצורך גיבוי מידע ובין אם זה לצורך שימוש במערכות של ניהול עסק בענן. הרעיון הוא מאוד פשוט, כל מה שאנחנו צריכים לעשות זה להתחבר אל מערכת שמחזיקה שרתים אשר הגישה אליהם אפשרית מכל מקום, הם לא תופסים נפח במחשב ואפשר להשתמש בהם בלי הגבלה. בצורה כזו הכל נמצא על ענן ולא על המחשבים של העסק. כפי שנוכל לראות מיד, יש לכך כמה יתרונות.
יתרון ראשון ועיקרי הוא, אנחנו יכולים לעבוד עם המערכות מכל מקום. לא משנה אם אנחנו נמצאים בבית, בחופשה או בכל מקום אחר. אנחנו יכולים להיכנס לענן דרך כל מחשב ולמעשה גם דרך מכשירי סלולר וטאבלט. זה הופך את תהליך העבודה להרבה יותר זמין, נגיש ומהיר.
יתרון שני, אנחנו לא שומרים מידע על המחשב בעסק אלא בשרת חיצוני, זה אומר שאם המחשב נהרס, המידע עדייו קיים, אם מישהו פורץ למחשב שלנו או נכנס אליו אפילו באופן ידני, הוא לא בהכרח יכול להשיג את המידע שלנו.
יתרון שלישי, מדובר על מערכות שהן מאובטחות ברמה גבוהה מאוד ולא פחות חשוב, הן מערכות שאנחנו יכולים לרכוש שטח אחסון נרחב, מה שיקל עלינו מאוד בתהליך שימור המידע.
יתרון רביעי, כשעובדים על מערכות ניהול עסק בענן, אנחנו יכולים שכל אחד, בכל מקום יעבוד על המערכת בו זמנית. כך יש סינרגיה בעבודה. זה תהליך הרבה יותר יעיל ונכון, כולם משתתפים בו, והתועלת היא רבה.
לסיכום, עדיף היום לעבוד עם מערכות ניהול עסק בענן ולא להסתמך על ניהול עסק במערכות פנימיות כאלה או אחרות.