כל עסק באשר הוא, צריך ליצור לעצמו סביבה עסקית יעילה, סביבה שתעזור לו לבצע את עבודתו בצורה הטובה ביותר. במידה והוא לא יוצר לעצמו סביבה כזו, הרי שהוא יתקשה מאוד לבצע את תהליכי העבודה שהוא נדרש להם, בין אם מדובר בתהליכים פשוטים או מורכבים.
לכן אנחנו נוכל לראות, כמעט בכל עסק, קטן או גדול, שורה של כלים ואמצעים אשר הוא ישתמש בהם בשביל לבצע את תהליך העבודה בצורה נכונה. כך למשל, בהקשר של תוכנה לניהול עסק, וכך למשל בהקשר של שעון נוכחות, קופה רושמת או ממוחשבת וכל דבר אחר. הרבה פעמים אנחנו נמצא קשר בין הכלים והתוכנות השונות, הרבה פעמים אנחנו נמצא דרכים שונות כיצד הדברים משתלבים ביניהם.
לפני שאנחנו מסביר על פי אילו פרמטרים בוחרים את אותם אמצעים וכלים, חשוב להדגיש, אנחנו לא יכולים לבצע את התהליך לפני שאנחנו סוקרים את המאפיינים ואת הצרכים שלנו. אנחנו חייבים לדעת מה הסקר צריך, לשם מה אנחנו צריכים את אותם פריטים, וכיצד הם יכולים לעזור לנו.
כיצד אנחנו בוחרים את האמצעים שיכולים לעזור לנו
ראשית, אנחנו צריכים לשאול את עצמנו מה אנחנו באמת צריכים בשביל להפעיל את העסק. סביר להניח שאנחנו נצטרך תוכנה לניהול עסק שמתאימה לאופי וגודל העסק, סביר להניח שאנחנו נצטרך שעון נוכחות, סביר להניח שנצטרך עוד שורה ארוכה של אמצעים וכלים בסיסיים.
שנית, אנחנו צריכים לשאול מה הם המאפיינים של אותם דברים שאנחנו צריכים, מה הם צריכים להכיל וכיצד הם יכולים לעזור לנו.
שלישית, עלינו לבדוק כיצד אנחנו אמורים לעבוד עם אותם פריטים, כיצד אנחנו אמורים להשתמש בהם בשביל שנוכל לבצע את התהליך בצורה אופטימאלית.
ארבע, מוטב שאנחנו נבחר כלים ואמצעים שנוכל להשתמש בהם באופן כזה שנוכל לייעל את תהליך קבלת ההחלטות, לכן אנחנו צריכים להבין את השלבים של תהליך זה בעסק שלנו וכיצד אנחנו יכולים לייעל אותו.
חמש, אנחנו כמובן צריכים להתייחס לכל הנושא של אחריות, בטיחות וכדומה, כלומר דברים נלווים לשירות שאנחנו אמורים לקבל מהחברה ממנה אנחנו קונים את התוכנה ואת המוצרים השונים.